Smalltalk für Gastgeber: 6 Tipps

KOMMUNIKATION Tagungen und Events sind ein Aushängeschild des Unternehmens. Auch wenn für ein anspruchsvolles Rahmenprogramm und exzellentes Buffet gesorgt wurde, reicht das nicht aus, damit Veranstaltungen auch in kommunikativer Hinsicht ein Erfolg werden. Häufig gehen Gastgeber davon aus, dass die Kommunikation bei einer Veranstaltung wie von selbst verläuft. So wird es als selbstverständlich angesehen, dass alle sich miteinander angeregt unterhalten und sowohl der Gastgeber als auch die Mitarbeiter die Gäste gut betreuen. Dieser Automatismus tritt jedoch nicht immer ein, zumal Gastgeber und Gäste oft unterschiedliche Vorstellungen davon haben,  was „gut betreuen“ oder „sich gut unterhalten“ bedeutet. Es ist daher sinnvoll, den Kommunikationsaspekt schon bei der Planung der Veranstaltung zu berücksichtigen.Sechs Tipps für eine kommunikative VeranstaltungSmall Talk ist der Schlüssel,  um Veranstaltungen zum Erfolg zu führen. Denn im Vordergrund der Veranstaltung steht nicht das Fachgespräch, sondern der Small Talk als Gespräch auf der Beziehungsebene. Small Talk im beruflichen Umfeld ist nicht einfach belangloses Gerede über Banalitäten. Er ist oft der Auftakt für den Big Talk, das heisst für das eigentliche Fachgespräch sowie für lang anhaltende geschäftliche Beziehungen und Empfehlungen. Beim Small Talk erfährt man etwas über die persönliche Situation seines Gesprächspartners und schafft damit Möglichkeiten, das Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt mit zunächst fachneutralen Themen wieder aufzunehmen. Folgend die Tipps:1. Briefing der Mitarbeiter. Diese können helfen aktiv den Kontakt zu den Gästen aufzunehmen, indem sie verschiedene Gruppen miteinander vorstellen und diese so mischen. So sind alle während der Veranstaltung dafür sensibilisiert, offen zu sein.2. Gästeliste besprechen. Wer kennt wen? Wer weiss etwas über wen? Eine strukturierte Gästeliste vereinfacht die Betreung der Gäste.3. Namensschilder verwenden. So erkennen und finden sich die Gäste gegenseitig. Das hat den weiteren Vorteil, dass sich die Gäste am Empfang melden müssen und wichtige oder neue Personen erkannt werden.4. Kontakt aufnehmen. Als Gastgeber ist es einfacher auf einzelne Personen aktiv zuzugehen, denn dies wird gerne gesehen. Ein möglicher Start könnte der Ablauf der Veranstaltung sein, etwa wie der Vortrag beginnt oder wann das Buffet eröffnet wird. Vielleicht hat der Gast auch eine Frage und schon läuft das Gespräch.5. Small Talk ist gewünscht. Die meisten Gäste wollen nicht stundenlang über das Geschäft reden. Daher sind alltägliche Themen angesagt. Dabei sollen Gemeinsamkeiten gesucht und Diskussionen über Politk oder tiefergehende Gespräche eher vermieden werden. Als Gastgeber ist hierbei auch wichtig, untereinander in Kontakt zu bringen und herauszufinden wer wen kennenlernen sollte.6. Zirkulieren ist wichtig. Als Gastgeber ist es wichtig, nicht an einer Gruppe oder Person kleben zu bleiben, denn nur wer zirkuliert und den einen Gesprächspartner mitnimmt, fördert das Durchmischen der Gruppen. Einzelne Personen sollten dabei nicht allein zurück gelassen werden. Diese Tipps sind aus dem Buch von Ilona Quick «Mit Small Talk zum Big Talk».