L’intelligenza artificiale sul posto di lavoro accelera l’inizio, non la fine

L'intelligenza artificiale riduce rapidamente gli ostacoli che impediscono di ottenere un primo risultato lavorativo. Tuttavia, chi utilizza l'IA sul posto di lavoro non completa automaticamente il proprio lavoro. Uno studio commissionato da Dropbox evidenzia il divario tra il punto in cui oggi inizia il lavoro e lo sforzo necessario per portarlo effettivamente a termine. Sebbene l’IA sia in grado di generare una risposta in pochi secondi, per trasformare l’output in un risultato finale spesso è necessario spostare i contenuti da un’applicazione all’altra, condividerli con i colleghi e prepararli per l’approvazione. L’84% degli intervistati concorda con l’affermazione secondo cui l’IA aiuta i collaboratori a creare contenuti più rapidamente di quanto i processi e i flussi di lavoro delle loro organizzazioni riescano a stare al passo. Ciò evidenzia una nuova sfida nella trasformazione digitale e un collo di bottiglia inaspettato: mentre l’IA accelera il processo creativo, la vera sfida consiste nel trasformare i suoi output in risultati affidabili, utilizzabili e duraturi.

I contenuti passano attraverso diversi strumenti e processi

I risultati dello studio mostrano che tra i risultati generati dall’IA e il lavoro finito si frappongono ancora numerose operazioni manuali. Il 74% degli intervistati dichiara di spostare manualmente i contenuti generati dall’IA tra diverse applicazioni almeno tre volte in una giornata lavorativa media dedicata all’IA. Il 30% lo fa addirittura sei volte o più. Inoltre, il 65% degli intervistati utilizza tre o più applicazioni per portare a termine un’attività tipica supportata dall’IA.

Più della metà degli intervistati (54%) dichiara ormai di utilizzare un assistente basato sull’intelligenza artificiale come punto di partenza principale per nuove attività intellettuali. L’intelligenza artificiale si colloca quindi davanti a documenti, e-mail, motori di ricerca e strumenti di gestione dei progetti. Tuttavia, solo l’11% degli intervistati afferma che l’IA fornisca già oggi risultati di lavoro completi senza ulteriori ostacoli.

Come principali sfide nel percorso che porta dai risultati generati dall’IA ai risultati aziendali concreti, i partecipanti hanno indicato l’accuratezza dei risultati (40%), i requisiti di sicurezza o le linee guida aziendali (26%) e le ulteriori perdite di efficienza dovute allo spostamento di attività tra applicazioni, ai processi di approvazione e alla mancanza di contesto aziendale.

Il nuovo «ultimo miglio» del lavoro

Ottenere un primo risultato è solo l’inizio. Sebbene l’IA sia in grado di generare questo risultato in pochi secondi, l’ulteriore elaborazione che ne consegue costituisce il nuovo «ultimo miglio» dell’IA: il percorso attraverso informazioni, persone, decisioni, autorizzazioni e flussi di lavoro necessari per trasformarlo in un risultato affidabile e utilizzabile.

Il lavoro generato dall'IA sta inoltre diventando sempre più parte integrante del patrimonio di conoscenze a lungo termine di un'organizzazione. Il 43% degli intervistati afferma che la maggior parte del proprio lavoro settimanale supportato dall'IA viene archiviato in modo permanente nella documentazione del team o in banche dati condivise.

I contenuti in movimento hanno bisogno di una sede fissa

Per superare le sfide di quest’ultimo miglio, secondo Dropbox non basta concentrarsi esclusivamente sulla generazione di contenuti. Mentre il lavoro passa dalle persone all’IA, anche i relativi contenuti e le informazioni di contesto dovrebbero seguire questo passaggio senza soluzione di continuità. Allo stesso tempo, i risultati che ne derivano necessitano di uno spazio permanente in cui i team possano svilupparli ulteriormente e portarli avanti.

Dropbox intende supportare questo processo collegando tra loro contenuti e contesto attraverso diverse applicazioni di IA e offrendo ai team un unico spazio in cui poter proseguire il proprio lavoro. Secondo quanto dichiarato dall’azienda, l’utilizzo degli strumenti dei partner di Dropbox nel campo dell’IA è aumentato di 13 volte negli ultimi quattro mesi. Secondo l’azienda, questa crescita indica che i clienti stanno integrando sempre più Dropbox nei loro flussi di lavoro basati sull’IA.

Informazioni sullo studio

Dal 28 al 30 luglio 2026, Dropbox ha condotto un sondaggio su 504 professionisti B2B statunitensi che utilizzano l’intelligenza artificiale. Gli intervistati provenivano da diversi settori, tra cui IT, ingegneria, vendite, marketing, finanza, operazioni, risorse umane e assistenza clienti.

Ulteriori informazioni sullo studio sono disponibili sul blog ufficiale di Dropbox: https://blog.dropbox.com/topics/company/ai-last-mile-work-study

Naturalmente, il virus Corona non è del tutto innocente. Ha guidato in modo significativo lo sviluppo dei nostri metodi di lavoro digitali. È allarmante che ci sia voluta una pandemia per scardinare i vecchi metodi e schemi del nostro mondo del lavoro. Tuttavia, gli stereotipi di genere sono rimasti in gran parte intatti. Cosa ci vorrebbe per dare alle donne pari opportunità nel nostro mondo del lavoro, senza eccezioni?

Gen GE è ai blocchi di partenza 

Ci sono sviluppi che danno adito all'ottimismo. I lavoratori fino a 30 anni sembrano fare meno differenze tra i sessi rispetto ai loro colleghi più anziani, come Studio IZA mostra. Naturalmente, questo risultato è innanzitutto generalizzante, perché i giovani non sono un gruppo omogeneo. Ma è una tendenza che lascia ben sperare.

È bello pensare che la prossima generazione - una "Gender Equality Generation" - possa liberare il mondo del lavoro dagli antiquati stereotipi di genere a un ritmo rapido. Almeno non appena la loro quota di forza lavoro aumenterà in modo significativo nei prossimi anni.

La realtà della vita degli under 30 è naturalmente diversa da quella dei gruppi di popolazione più anziani. Sono cresciuti in un'epoca in cui l'uguaglianza è diventata sempre più evidente. Per loro l'uguaglianza non è una parola sconosciuta. E qui si nasconde un'opportunità senza precedenti. Con l'attuale mix generazionale e il prossimo ricambio generazionale sul posto di lavoro, nelle aziende si affermerà una nuova concezione nativa della diversità e dell'uguaglianza.

Il cambiamento è vicino, i giovani talenti scarseggiano

Ciò significa che l'azienda deve disporre di un numero sufficiente di lavoratori giovani per effettuare il cambiamento. Alla luce dell'imminente carenza di lavoratori qualificati, tuttavia, questo diventa sempre più difficile. Il cambiamento demografico porterà a una massiccia perdita di lavoratori nei prossimi anni, quando molti baby boomer andranno in pensione. Secondo le stime dell'Ufficio Federale di Statistica, entro il 2036 il mercato del lavoro tedesco avrà circa 12,9 milioni di lavoratori qualificati in meno rispetto al 2021 - un calo di circa il 30%. Di conseguenza, le aziende non hanno altra scelta che introdurre modelli di lavoro ibridi per essere attratte da potenziali giovani dipendenti.

Digitale = Nativi uguali 

Questo ci porta al prossimo faro di speranza, la digitalizzazione! Non solo ha rivoluzionato il nostro mondo del lavoro. Offre anche nuove opportunità di uguaglianza, soprattutto grazie a modelli di lavoro più flessibili come il Virtual First. Invece dell'obsoleto lavoro d'ufficio da 9 a 5, il Virtual First permette di concentrare il lavoro alla scrivania e di pensare indisturbati nello studio di casa, mentre il viaggio in ufficio è necessario solo per le riunioni. In questo modo è molto più facile conciliare lavoro e vita familiare, un vantaggio - ancora oggi - per le donne, che spesso hanno impegni familiari ancora più forti degli uomini.

Poiché sempre più uomini si assentano per crescere i figli e gestire il nucleo familiare con il cambio generazionale, le nuove forme di lavoro offrono grandi vantaggi a entrambi i sessi per non perdere la loro partecipazione al mercato del lavoro. I modelli di lavoro ibridi o a distanza offrono maggiori opportunità di diversificare la forza lavoro di un'azienda. Ad esempio, le persone che vivono lontano dalla sede dell'azienda possono essere integrate digitalmente nei processi di lavoro e nel lavoro di squadra, in modo tale che tutti si sentano nello stesso luogo. Quindi, perché non portare la digitalizzazione ancora più avanti in termini di diversità e uguaglianza?

La digitalizzazione si è evoluta rapidamente negli ultimi anni e le aziende hanno creato strumenti e funzioni digitali che ci permettono di comunicare in modo più sensibile e diversificato. La crescente diversità e l'apertura a idee o visioni innovative spingono le aziende tecnologiche a pensare consapevolmente all'uguaglianza e alla diversità già nella fase di sviluppo del prodotto.

Coraggio per l'uguaglianza digitale 

Quando la digitalizzazione, l'uguaglianza di genere e la diversità sono pensate insieme, le nostre aziende e l'intera società ne guadagnano. Questo cambiamento è ora a portata di mano, per sfruttare appieno le opportunità della digitalizzazione. Dobbiamo solo avere il coraggio di lasciare che lo spirito della Gender Equality Generation operi nelle nostre aziende. Ne beneficeremo tutti, non solo noi donne!

* Andrea Trapp è Vicepresidente Business International di Dropbox e dirige i suoi team internazionali da Monaco. Laureata in economia ed esperta di gestione del cambiamento, ha lavorato per 22 anni - a volte all'estero - in posizioni dirigenziali o di consiglio di amministrazione paneuropee presso aziende internazionali del settore tecnologico e PropTech. La sua attenzione è sempre stata rivolta alla leadership digitale e all'ottimizzazione dei processi di trasformazione.